Hacer inventario es una de esas tareas que, por pereza o desconocimiento, muchas empresas suelen retrasar más de lo normal.
Hay veces que los emprendedores son muy cuidadosos a la hora de informarse acerca de sus clientes, pero es posible que no sepan con exactitud qué bienes tienen dentro de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que se podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.
Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas.
¿Cuándo lo hago?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias. El inconveniente es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento. Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio.
Clasificación por activos
En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.
Paso a paso
Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.
Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales, producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad.
Calcula tus márgenes de maniobra
A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros.
Optimiza el proceso
Lo más recomendable es hacer inventario cuantas más veces mejor y combinando dos técnicas para que sea más sencillo: en primer lugar, el sistema de clasificación ABC. Junto a ese sistema ABC, lo mejor es dividir el stock en “familias de productos” .
Por ejemplo, en una tienda de ropa masculina no importa tanto que, en lugar de ir contando cada par de calcetines, lo hagas por cajas, puesto que su valor por unidad es pequeño. En cambio, si recuentas gemelos de 300 euros cada par, sabes que los tienes que ir comprobando uno por uno.
Beneficios de un buen inventario
Son muchos los beneficios que puede proporcionar a tu empresa hacer buenos inventarios:
Evitar roturas de stock. Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta y, quizás, un buen cliente.
Detectar material caducado o deteriorado. El fin del inventario no es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones adecuadas para la venta. Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creías bienes útiles ya no lo son tanto.
Promociones y liquidaciones. Estar atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.
Conocer el valor de tus existencias. Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado a la moda esté el producto, mayor necesidad de actualización.
Noticia extraída de: emprendedores.es
