- Por lo general el plazo de prescripción es de cuatro años
- Hacienda obliga a mantener los documentos originales en papel
El plazo para presentar la declaración de la Renta correspondiente a 2016 está a punto de agotarse. La mayoría de los españoles ya ha cumplido con Hacienda y ahora surgen las dudas posteriores a la presentación de la información. ¿Qué documentación hay que conservar? y ¿durante cuánto tiempo?
Algunos guardan todos los papeles por prudencia, mientras que otros los tiran y creen que una vez presentada la declaración ya han cumplido con su obligación ante Hacienda y no saben que esta forma de actuar les puede ocasionar graves consecuencias. Los expertos de SelfBank dan algunas claves al respecto.
La normativa fiscal recoge textualmente que existe la obligación de «conservar durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones y aportarlos juntamente con las declaraciones del Impuesto, cuando así se establezca y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto».
En cuanto a la documentación, la Agencia Tributaria recomienda guardar todos los justificantes por si en el futuro hay que acreditar cualquier gasto o deducción aplicada. Este punto es muy importante para los herederos en caso de fallecimiento del contribuyente.
Plazos de prescripción
¿De cuánto es el plazo de prescripción? En general es de cuatro años contados desde que finaliza el periodo voluntario de presentación de la declaración. Así, si el plazo para hacer los trámites finaliza el 30 de junio de 2017, debe conservarse la documentación hasta el 30 de junio de 2021. De todas formas, hay algunas excepciones a tener en cuenta. A continuación un listado de ellas:
– Compensación de pérdidas y rendimientos negativos aplicados en ejercicios siguientes. En estos casos, el plazo de prescripción se cuenta desde el último año en el que se aplicó la pérdida. Por tanto, si en la Renta de este año 2016 se ha declarado una pérdida pero no se ha compensado entera y se va a aplicar el resto el año siguiente, Hacienda podrá pedir en el mes de mayo de 2022 los justificantes del valor de compra y de venta de la operación que generó la pérdida en 2016, aunque la pérdida se generó en un año prescrito.
– Gastos financieros o de reparaciones de pisos o locales alquilados que se deducen en los ejercicios siguientes por insuficiencia de ingresos en el año. De igual forma, cuando el declarante tiene un piso o local alquilado y tiene unos gastos muy elevados que no se compensan con los ingresos, la normativa permite deducir la parte pendiente en los cuatro años siguientes. En estos casos, hay que guardar las facturas y los justificantes bancarios de los gastos financieros cuatro años contados desde el último ejercicio en el que se aplicaron, aunque la factura sea de un año ya prescrito.
– Amortizaciones de mobiliario de pisos o locales alquilados. En estos casos el plazo de prescripción es mucho mayor, ya que se cuenta desde la última cuota de amortización aplicada. Por tanto, si alquila un piso amueblado y deduce el 10% del coste del mobiliario, debe guardar las facturas de los muebles los diez años que dura la amortización y los cuatro ejercicios siguientes que tiene Hacienda para comprobar el último año no prescrito.
– Inmuebles. Las escrituras de compra junto con todas las facturas e impuestos pagados deben conservarse durante toda la vida hasta que se venda la propiedad y mantenerse durante los cuatro años siguientes a su venta por si Hacienda solicita para comprobar la ganancia o la pérdida declarada.
– Exención por reinversión en vivienda habitual. Cuando la venta es de una vivienda habitual y se ha reinvertido el dinero obtenido en la compra de otra vivienda, el plazo de prescripción aumenta, ya que hay dos años para reinvertir y por tanto, Hacienda tiene dos años más para comprobar la operación.
– Deducción por adquisición de vivienda. Aunque lo normal es mantener las escrituras de compra de la vivienda habitual hasta su venta, el problema surge cuando el contribuyente ha soportado todos los gastos de su construcción. En estos casos, hay que guardar todas las facturas, licencia de obra, certificado de fin de obra,… que puedan acreditar el coste de la inversión que se ha financiado y que está deduciéndose a lo largo de la vida del préstamo.
– Cuentas vivienda. Aunque ya no se deducen este tipo de cuentas, si abrió la cuenta vivienda el 31 de diciembre de 2012 (último año de deducción) debe recordar que tenía cuatro años para invertir el saldo en la compra de su vivienda.
– Atrasos. Si la empresa le debe dinero, debe saber que esos atrasos nunca están prescritos y tendrá que declararlos cuando los cobre mediante una declaración complementaria que no tiene sanciones ni recargos. Por tanto, en estos casos hay que guardar siempre la declaración de la Renta de ese año para poder añadir los atrasos cuando se perciban, aunque hayan pasado más de cuatro años.
– La exención por reinversión para los mayores de 65 años que inviertan el dinero de la venta de sus activos (fondos, acciones o inmuebles) en la constitución de una renta vitalicia asegurada es una de las novedades de este año. En este punto, hay que tener en cuenta que esta exención no prescribe nunca. Deberá guardar la declaración de la Renta y la documentación de la compra y de la venta de ese año, por si al final decide o necesita disponer de parte del dinero para poder hacer la declaración complementaria declarando la parte de la ganancia por la que no tributó.
¿Qué documentos hay que guardar?
Los expertos recomiendan crear dos tipos de archivadores: uno temporal y otro permanente. ¿Qué se puede incluir en el primero?
– Certificados bancarios. No hace falta guardar todos los movimientos bancarios y liquidaciones del año. Una vez que se ha comprobado que son correctos, es suficiente guardar el certificado anual de información fiscal emitido por las entidades financieras que acreditan los rendimientos, retenciones e importes pagados del préstamo aplicados en la declaración del IRPF, así como los saldos y datos declarados en el Impuesto del Patrimonio.
– Certificados de retenciones del trabajo. No hace falta conservar todas las nóminas una vez que se ha comprobado que el certificado fiscal es correcto.
– Certificados de los donativos. No hace falta conservar el justificante de los recibos pagados, basta con tener el certificado emitido por la entidad beneficiaria.
– Otros certificados o documentos con trascendencia fiscal. Certificados de la gestora de los planes de pensiones que acreditan la disposición de los mismos o las aportaciones realizadas, certificados de las compañías aseguradoras sobre los rendimientos obtenidos de sus productos o los valores de rescate para el impuesto del Patrimonio, certificados que acrediten determinadas deducciones autonómicas aplicadas en el ejercicio, certificado de la cuota sindical pagada o justificante y cuotas de colegio profesional obligatorias, factura deducida del abogado si hemos tenido algún pleito contra la empresa, etc.
Por el contrario, estos son los documentos que hay que guardar para siempre:
– Todas las escrituras y gastos relacionados con la compra o construcción de los inmuebles, que deben mantenerse cuatro años después de su venta.
– Contratos de arrendamientos, que deben mantenerse cuatro años después de que hayan finalizado.
– Facturas de las inversiones amortizadas junto con su correspondiente tabla de amortización para saber cuándo termina de aplicarse la deducción y poder empezar a contar el plazo de los cuatro años de prescripción.
– Contratos de productos bancarios, que deben mantenerse hasta cuatro años después de su vencimiento, conservando el justificante del resultado obtenido al vencimiento.
– Declaraciones y justificantes de las pérdidas mientras su compensación no haya prescrito.
– Toda la documentación en la que no haya prescrito el beneficio aplicado como el certificado de la minusvalía suyo o del miembro de la familia al que corresponda, la tarjeta de familia numerosa y cualquier otro documento que suponga un beneficio fiscal, como por ejemplo la sentencia de divorcio con el acuerdo de la pensión compensatoria del cónyuge o la anualidad por alimentos de los hijos.
¿Cómo conservarlos?
A pesar del avance de las nuevas tecnologías, Hacienda estipula la obligatoriedad de mantener los documentos físicos originales en papel. ¿Y si los ha tirado? En muchos casos es posible pedir un duplicado de la documentación, por ejemplo de la información fiscal del banco, o una copia simple de la escritura en la notaría o un duplicado de una factura que no encontramos, etc.
Sin embargo, los declarantes pueden toparse con algunos problemas como que el banco ya no exista, la empresa que hizo la obra de su casa ha cerrado… Ante ello, es aconsejable mantener los documentos, y si es posible en los dos formatos (en papel y escaneados) por si uno de los dos se pierde.
Noticia extraída de: eleconomista.es
