Al igual que el dinero, el tiempo se ha convertido en la sociedad contemporánea en una de las principales preocupaciones. En relación a este factor, la conclusión a la que solemos llegar a menudo es que nos falta, que necesitamos más. Sucede, sin embargo, como reza el dicho, que no por mucho madrugar amanece más temprano y que la mejor forma de resolver el problema radica en racionalizar las necesidades.
En ocasiones la relación con el tiempo es agobiante, interfiere en la dinámica del trabajo y se convierte paradójicamente en un handicap para la productividad. Pero no es un mal endémico: hay personas que han alcanzado un envidiable equilibrio entre las actividades que acometen y los resultados. Y su fórmula no es otra que el empleo de un método.
En general, la falta de tiempo es fruto de una planificación incorrecta, o de unos desarrollos interferidos por causas que deben ser corregidas, y que causan un síndrome de ansiedad que muchos sociólogos y psicólogos consideran incrustada en la cultura actual. Sus efectos son tan negativos sobre el rendimiento que, como punto de partida, se establece la necesidad de evitar o paliar tal situación de premura permanente.
Hacer lo correcto en el momento idóneo
Éste es el fin que determinará una buena organización del tiempo. Se considera que el 80% de los resultados obtenidos son consecuencia de sólo el 20% de las tareas que hacemos. Para aproximarse a esa meta, los expertos recomiendan:
– Centrar las actividades en función de un objetivo.
– Planificar su realización, estudiando las opciones viables globalmente.
– Definir una alternativa excluyente y fijar cada una de sus etapas.
– Controlar los resultados obtenidos, considerando los avances y retrocesos.
– Deducir las conclusiones.
Previsión ‘versus’ agobio
La falta de tiempo debe traducirse como falta de previsión. Existen factores extraños que provocan una distorsión con lo planificado. Así y todo, estas circunstancias perversas pueden ser amortiguadas, con la aplicación de una serie de criterios:
– Establecer un tiempo para cada ejecución.
– Cumplir con fidelidad los plazos marcados, incluso en detrimento de la calidad de lo conseguido.
– Establecer un capítulo aparte que te permita perfilar y mejorar las ejecuciones realizadas.
– Distribuir el trabajo pendiente acumulado en etapas o en partes.
– Estudiar todas las fórmulas capaces de agilizar cada paso del proceso.
– Asumir la delegación de un trabajo cuando sea previsible que no se podrá cumplir en el plazo previsto.
– Hacer partícipes a las personas para quienes se realiza un trabajo la planificación de su realización.
– Detectar y analizar cada una de las causas que hayan interferido los desarrollos llevados a cabo.
Rutina y eficacia
El tiempo podemos dedicarlo a la ejecución de determinadas tareas. De esta manera adquiere un valor y una función. A la vez, toda ejecución se mide por una constante que es la eficacia, y con esta referencia se pueden considerar ciclos productivos y ciclos estériles.
Para aprender a trabajar con un alto nivel de concentración sin perder de vista los objetivos, es posible adoptar una actitud rutinaria que se puede basar en:
– Someter la distribución de asuntos pendientes de nuestra agenda personal en función de los objetivos.
– Mantener a la vista los objetivos definidos de una tarea, reincidiendo sobre ellos cuando se hayan visto interrumpidos por alguna causa.
– Estudiar un orden de prioridades.
– Destacar los objetivos parciales alcanzados en la escala donde figure el conjunto de los mismos.
– Trabajar con gráficos o diagramas con los resultados previstos, los obtenidos y las desviaciones y sus causas, así como los plazos de tiempo marcados.
Concreción
Organización significa marcar objetivos y establecer prioridades. Lo sabemos todos, pero pese a ello caemos en errores. Hay que erradicar de las obsesiones cotidianas el ‘tengo que hacer…’ por un ‘qué voy a hacer hoy’. Se trata de sustituir una reflexión por una decisión. Eso es importante cuando se maneja un concepto como el tiempo, abstracto, o metafísico como lo definió Kant, intentando relacionarlo con actuaciones concretas e inmediatas.
Síndrome de naufragio
El origen del estrés es la dispersión, lo que conocemos como estar en medio de un mar sin brújula. Los medios, los recursos, la información, las necesidades y los métodos de trabajo han evolucionado en progresión geométrica en relación a la disponibilidad y a las aptitudes personales, que lo han hecho en progresión aritmética. Los expertos dicen que estamos inmersos en una sobredimensión. Sufrimos un periodo de transición hacia la asimilación natural de la tecnología que desarrollamos y nos encontramos superados. Es lógico que tengamos problemas con la organización de nuestro tiempo porque lo que hacíamos antes en cuestión de días o semanas, ahora es inmediato. Ejercemos un control muchísimo más exacto de los asuntos. Accedemos a un conocimiento más profundo de los motivos de nuestras actividades.
“Trabajo con método”
Hay que aprender de las experiencias que desarrollemos porque es la mejor manera de asimilar las innovaciones. Tenemos que marcarnos objetivos muy nítidos, sembrar por parcelas, y llevarlo a hecho. Esto es trabajo controlado y método.
Algunas empresas han establecido una hora determinada en la jornada laboral, durante la cual no se realizan ni se reciben llamadas de teléfono, visitas, o cualquier otra actividad prescindible, para destinar este tiempo exclusivamente a la tarea que ocupe a cada uno.
Autocontrol
Cuando se trata de programar el tiempo de trabajo de otras personas, la complejidad de este tema adquiere unas dimensiones mucho más notables y crecientes en función de la plantilla o el equipo que se trate. Las desviaciones crecen en cascada y deben ser controladas. Para ello el principal punto de partida y la condiciónsine qua nonradica en que, para poder organizar el tiempo de los demás es preciso saber organizar el propio.
Detecta y organiza tareas pendientes
Psicológicamente un trabajo que dejamos pendiente crea un efecto agobiante. En cambio si el trabajo ha quedado terminado, lo que proporciona es una sensación de tranquilidad.
Por otra parte, retomar el trabajo no finalizado supone una gran pérdida de tiempo. Lo más aconsejable, por tanto, es tratar de acabar la tarea correspondiente.
Las causas más comunes por las que se dejan los trabajos sin acabar se producen por:
– Rutina: Determinadas actividades se convierten en rutinarias y ya no se hacen con la misma alegría.
– “Tirar la toalla”. Cuando las personas carecen de la capacidad de resistencia necesaria, de aguante. Y en cuanto se presenta algún problema, abandonan el trabajo.
– Individualismo: Se produce porque muchas personas realizan el trabajo “mentalmente” y consideran desagradable su posterior realización.
- Diversificación: Algunas personas se acuerdan de algo importante, mientras están realizando una labor. Y abandonan aquello que estaban haciendo.
– Interrupciones: Interrumpir, conscientemente y de forma regular, el trabajo que estamos realizando. Si la interrupción es muy frecuente perderemos tiempo en volver a concentrarnos.
Si puedes detectar las causas, el siguiente paso será entrenar tu capacidad para terminar los trabajos de forma ordenada. Para ello deberás tener en cuenta los siguientes puntos:
– Si has acabado una tarea prémiate -toma una fruta o descansa la vista asomándote a la ventana-.
– Haz un seguimiento de las prioridades establecidas.
– Intenta fijarte plazos que se puedan abarcar.
– Recoge, con regularidad, tu mesa de trabajo. No permitas que trabajos sin terminar queden esparcidos encima de la mesa.
Noticia extraída de: emprendedores.es
