En enero de 2018 cerraron en España 4.288 negocios, según el último estudio de Demografía Empresarial de la consultora Informa. No te decimos que te vaya a pasar a ti, pero con carácter general hay una serie de medidas que debes tomar cuando estás montando tu empresa que te van a ahorrar dinero, problemas legales y quebraderos de cabeza en el caso de que algún día tengas que cerrar tu negocio. Ya sabemos que no quieres oír hablar de cierres cuando arrancas, pero piensa en estos consejos como un seguro más para tu negocio…
1. Separa los activos de las personas desde el principio
«Por ejemplo, si vas a desarrollar un software (o estás escribiendo un Blog, o estás diseñando un producto, desde ropa a una maquinaria…), constituye la empresa desde el minuto uno y comienza a desarrollar o, si no te convence la idea por los gastos que conlleva, en el momento en que constituyas la compañía transfiere formalmente la propiedad de ese activo (el software, el blog, el diseño…) a la Sociedad, ya que, de lo contrario, seguirá siendo del autor (tú) o, en el peor escenario, de los autores (si sois varios y cada cual tiene una labor). Esto puede hacerse por aportación no dineraria en la propia constitución de la Sociedad o por una simple compraventa. Es sencillo, pero casi nadie termina por hacerlo», explica Xabier Álvarez, experto en estructuras societarias del bufete bilbaíno Lawesome.
«Si no lo haces, en caso de suspensión de pagos puede generarse infinidad de problemas. En una situación crítica o de problemas entre socios, alguien que trabajó desde el principio en el diseño o creación, puede reclamar que el activo es suyo (aunque sea compartido) y no de la Sociedad, con lo que ello implica (por ejemplo, reclamaciones económicas a la sociedad de derechos de propiedad intelectual por la explotación, imposibilidad de hacer líquido por la venta del activo en concurso o liquidación, responsabilidad a los administradores por explotar un activo para el que no tenían propiedad ni licencia, etc.). También te puedes encontrar con la imposibilidad de vender la tecnología o la sociedad a la baja (salida digna habitual en caso de suspensión de pagos) porque la sociedad no es titular, al no haberse transferido nunca su propiedad, que sigue siendo del autor (quien desarrolló). Si todos estáis de acuerdo, se puede subsanar. Si hay socios díscolos, tenemos un problema…», matiza Martín Eguía, experto en situaciones de crisis empresarial del despacho Lawesome.
«Algo similar, aunque probablemente de menor gravedad, puede pasar con la marca, el nombre de dominio, etc. Normalmente, al principio es uno de los emprendedores quien la inscribe y luego nunca se pasa a la sociedad… Cuando todo va muy bien o cuando todo va muy mal, puede haber problemas en la línea expuesta», continúa Álvarez.
2. Constituye la Sociedad cuanto antes
«¡Las pérdidas son buenas cuando las hay! No son necesariamente malas. Se tiende a no constituir hasta que hay ingresos, pero… Y todos los gastos previos antes de generar ingresos, ¿dónde quedan? Si constituyes en el minuto uno y canalizas la actividad (con sus gastos iniciales) a través de la Sociedad, estos serán pérdidas que, aunque no lo creas, son muy interesantes. No ya porque, si todo bien, son créditos fiscales que te permiten amortiguar los impuestos por beneficios, sino porque, si todo va mal, las bases imponibles negativas son, en sí mismas, un atractivo en ocasiones para la compra de una compañía. Es decir, si una empresa de cierta dimensión y con beneficios le puede interesar la oportunidad de adquirir la tecnología de una empresa en crisis pero tiene dudas de si pagar por ella, un elemento de seducción es que, si compra la empresa y esta tiene bases imponibles negativas (es decir, las pérdidas!), podrá aplicarse estas hasta agotarlas sobre sus beneficios, de modo que la compra de la tecnología le puede salir «gratis» por el ahorro que se genera en impuestos por las bases imponibles negativas», plantea Álvarez.
3. Recuerda que tú eres el responsable de la gestión de tu Sociedad
«Piensa que mercantilmente eres responsable de la gestión de la sociedad durante los dos últimos años», advierte Oliver von Schiller, director del bufete madrileño Ad&Law. «En general, lo que haga un administrador de una empresa está sujeto a una responsabilidad durante todo su cargo y, además, durante un plazo de 4 años desde su cese», amplía Eguía.
«Por ejemplo, justifica bien todas las salidas y entradas de caja (la caja y las cuentas de la empresa no son de libre disposición). Pide todas las facturas y recibos posibles. La clave es que, si hay que cerrar, tendrás probablemente que pasar por un Concurso de Acreedores. En el concurso se nombrará un Administrador Concursal que tiene la obligación de revisar hacia atrás todas las acciones de la empresa y su contabilidad. Si hay irregularidades, tendrás un problema», continúa.
4. Distingue desde el principio tus derechos como socio de tus derechos como trabajador
Normalmente, en un proyecto emprendedor, sobre todo de autoempleo, el emprendedor mezcla los dos conceptos y actúa como tal. Se cobra de lo que hay en caja, no tiene un contrato, se paga si hay líquido y, si no, no… «El problema es que si trabajas para el empresa, tienes que percibir un salario como tal, que tiene unas formalidades, unos ingresos a seguridad social y una tributación concreta. Como socio, en cambio, los derechos económicos se basan en los dividendos, que solo pueden repartirse – con un procedimiento concreto – si se cumplen unos mínimos legales (beneficios, cobertura de pérdidas y reservas, etc.). El problema de no seguir el procedimiento normal para salarios y dividendos, incluso de no distinguirlos, es que, cuando todo acaba mal, pueden llover los problemas con Hacienda y Seguridad Social, por no haber cobrado por los cauces ordinarios y no haber tributado lo que corresponde», señala Álvarez.
«De la misma manera, llevándolo al extremo, puede haber un problema con los acreedores, incluso una responsabilidad tanto concursal como penal (por alzamiento de bienes), por haberse cobrado de los «beneficios» directamente del líquido de la empresa (porque había líquido) sin cumplirse los criterios estipulados legalmente para repartise dividendos los socios», argumenta este abogado.
5. Ten en cuenta la normativa de operaciones vinculadas
Las operaciones entre personas vinculadas (por ejemplo, una empresa y sus socios) tienen que documentarse y realizarse a valor de mercado. «Por tanto, si no has distinguido tus derechos como socio de tus derechos como trabajador y prestas dinero a la empresa o tomas prestado dinero de la empresa, esos préstamos deben consignarse en un contrato y deben generar intereses a un tipo de mercado, que deben cobrarse y debe tributarse por ellos», comenta Eguía.
«Además, si prestas servicios a la empresa, deben ser remunerados y a valor de mercado (presume la normativa fiscal que, si eres gerente, tendrás que cobrar al menos 36.000 euros). Si la empresa te presta servicios a ti o a otra empresa tuya, deben ser remunerados a valor de mercado. Si con la caja de la empresa financias otros proyectos tuyos o viceversa, debe establecerse un contrato de préstamo (como he expuesto antes) para regular esa situación. Si las oficinas de la empresa son tuyas personalmente, ésta deberá abonarte un arrendamiento a precio de mercado. Y así en cada caso», explica. Es decir, cada ente tiene una personalidad y los flujos de dinero y servicios entre ambos deben articularse jurídicamente, como se hace entre personas ajenas, y además debe establecerse un valor de mercado.
«De lo contrario, en concurso, podrán derivarse responsabilidades para el Administrador. Los acreedores podrán reclamar a la persona física en caso de que ésta debiera ingresar dinero o pagar algo a la Sociedad. Y Hacienda tiene su propio procedimiento sancionador para las vulneraciones de la normativa de operaciones vinculadas. Un problema, vaya…», concluye Álvarez.
6. Respeta la legislación en la contratación de trabajadores
«En un momento inicial, puedes pensar que es una buena idea tener a gente trabajando gratis o tener falsos autónomos, porque te da flexibilidad en la gestión. Pero el problema es que si llegas a concurso y tienes que despedir a tus trabajadores o hacer EREs, estos, al perder su trabajo de forma conjunta, siempre se asesoran. Y ahí llega el problema, porque lo que era flexibilidad puede convertirse en todo lo contrario y se generarán unas ingentes contingencias laborales porque, por ejemplo, esos falsos autónomos te reclamarán indemnizaciones (probablemente con razón) como si fueran indefinidos y como la Sociedad no podrá pagarlos, probablemente desembocará todo en tu responsabilidad como administrador. Igualmente, la seguridad social analizará lo sucedido y verificará que no se han pagado seguros sociales y otras obligaciones propias de trabajadores en régimen general. Y detrás llegará Hacienda por el mismo motivo. Si se trata de un caso aislado, es gestionable. Si se trata de acciones colectivas, tienes un problema serio», advierte Álvarez.
7. Controla que tus fondos propios nunca estén por debajo de la mitad del capital social
A ver, esto es algo que pasa casi siempre en la fase inicial de proyectos emprendedores que requieren de inversión antes de ser rentables. «La Ley establece una causa legal de disolución: cuando la sociedad tiene fondos propios por debajo de la mitad del capital social a causa de pérdidas, debe (i) o solucionar el desajuste con una ampliación de capital – o reducción si estás dentro del mínimo legal – (ii) o disolver y liquidar la compañía. Los administradores tienen 2 meses para convocar una junta que adopte una de las dos decisiones desde que conocen el desequilibrio. Si no se convoca la Junta o la Junta no aprueba ninguna de las decisiones, el Administrador responderá de forma solidaria y con todo su patrimonio de todas las deudas sociales nacidas después del desequilibrio. Y añade la Ley que se presume que todas las deudas sociales nacieron antes, salvo que el administrador demuestre lo contrario», resume Álvarez.
8. Sé consciente de todas tus responsabilidades legales
«Por ejemplo, presenta los libros oficiales y las cuentas anuales a tiempo y correctamente. Aunque el Registro no sancione por presentación fuera de plazo, en caso de concurso de acreedores esto puede marcar la diferencia entre un concurso culpable o no», apunta Oliver von Schiller.
9. Separa tu patrimonio personal del empresarial
«Son cosas distintas, para fines distintos y, por tanto, deben tener vidas distintas contabilizadas de forma distinta. Es uno de los grandes errores de los emprendedores. Mezclar ambos conceptos. Si en algún momento se cruzan, documentalo, dale valor jurídico a la operación como lo harías si fuera un tercero y establece criterios de mercado», coinciden Eguía y Álvarez.
10. Establece medidas de control de tu fondo de maniobra
«Trata de mantener un correcto equilibrio entre fondos propios y deuda, además de entre deudas a largo plazo y a corto plazo. Debes vigilar desde el principio especialmente el fondo de maniobra para evitar impagos que podrían llevar en el medio plazo a un círculo vicioso», apunta Von Schiller.
Noticia extraída de: emprendedores.es
