La mensajería instantánea ha llegado a las empresas para quedarse. La mayoría de usuarios la utilizan en su día a día y lógicamente también para comunicarse con las empresas de las que son clientes. Pero en muchos casos el uso que se hace de WhatsApp es incorrecto, tanto por parte de clientes como de empresa.
No se trata ya de ver si se han recibido los mensajes que hemos enviado, sin tenemos o no el doble check. Es fundamental establecer prioridades de urgencia y no pensar que todo el mundo tiene el móvil en la mano todo el día, sobre todo fuera de horas de trabajo.
Vamos a ver algunas cuestiones espinosas:
- WhatsApp no es una base de datos. Porque hay que tener en cuenta que en muchos casos no tenemos un histórico de mensajes si cambiamos o perdemos el teléfono. Muchas empresas ni siquiera se molestan en configurar la copia de seguridad.
- Si vamos a enviar 20 mensajes con diferentes cuestiones pendientes, mejor busca un momento, siéntate delante de un ordenador y envía un correo electrónico donde todo esté organizado. Será más fácil seguir el hilo de lo que queda pendiente.
- No enviar datos con información sensible, financiera, etc. Tampoco usuarios y contraseñas o cuestiones similares. Al menos no hacerlo todo por el mismo método y combinar dos de ellos. La contraseña se envía por correo y el usuario por WhatsApp. Por supuesto información financiera, nunca por esta vía.
- Si lo vas a utilizar para tu empresa, pon una foto de perfil que te relaciones con ella. Es cierto que muchas veces se tiende a utilizar esta cuestión de una forma más informal, pero si queremos que los clientes nos encuentren, una foto editada donde aparezca nuestro logo de fondo sería de gran ayuda.
- Responder demasiado rápido puede ser un error. Por eso para determinadas cuestiones que pueden ser espinosas, mejor mandar un mensaje neutro del tipo: «Te contesto cuando llegue a la oficina» o siempre podemos decir que estábamos conduciendo. Que sea mensajería instantánea no quiere decir que tenemos que contestar inmediatamente. A veces es mejor dejar que pase el tiempo, reflexionar un poco y luego contestar tranquilamente.
Con todo es una forma de comunicación que para mi tiene más ventajas que inconvenientes. Está claro que falta algo de práctica y experiencia de uso a nivel profesional, pero es cuestión de tiempo para aprender de nuestros errores.
